Работа с фондом в библиотеке: комплектование, учёт и списание

«Библиотечный фонд — это основа работы библиотеки. От того, насколько грамотно он сформирован и сохранён, зависит всё: обслуживание читателей, выполнение планов, репутация учреждения»

Работа с фондом в библиотеке — одно из ключевых направлений деятельности библиотекаря. Она включает комплектование, учёт, обработку, расстановку, сохранность и списание документов. От того, насколько системно организована эта работа, зависит качество обслуживания читателей и выполнение основных показателей библиотеки.

В этой статье мы разберём, что включает работа с фондом, как правильно комплектовать и списывать литературу, какие документы нужно вести и какие ошибки чаще всего допускают библиотекари. Материал будет полезен как начинающим специалистам, так и опытным библиотекарям, которые хотят систематизировать свою работу.

Если вас интересуют смежные темы, рекомендуем также наши статьи об обязанностях библиотекаря, плане работы библиотекаря, отчёте библиотеки и должностной инструкции библиотекаря.

📋 Содержание:

• Что включает работа с фондом в библиотеке
• Нормативная база
• Комплектование библиотечного фонда
• Учёт и обработка документов библиотечного фонда
• Расстановка фонда
• Обеспечение сохранности
• Списание документов
• Инвентаризация библиотечного фонда
• Документы по работе с фондом
• Как организовать работу с фондом
• Цифровые инструменты для работы с фондом
• Типичные ошибки
• Советы по работе с фондом
• Часто задаваемые вопросы

Что включает работа с фондом в библиотеке

Библиотечный фонд — это упорядоченная совокупность документов, предназначенных для хранения и использования читателями. Работа с фондом охватывает весь цикл «жизни» документа в библиотеке:

• Комплектование — отбор и приобретение новых документов;
• Учёт — регистрация поступлений и выбытия;
• Обработка — техническая и аналитическая (каталогизация, систематизация);
• Расстановка — размещение документов на полках в определённом порядке;
• Сохранность — обеспечение физической сохранности и защита от порчи;
• Списание — исключение устаревших, ветхих или утраченных документов;
• Инвентаризация — периодическая проверка наличия фонда.

Все эти направления взаимосвязаны. Например, если фонд плохо комплектуется, страдает обслуживание читателей; если не проводится списание, полки переполняются ветхими книгами. Поэтому работа с фондом требует системного подхода и постоянного внимания.

Нормативная база

Работа с библиотечным фондом регулируется несколькими документами:

• Федеральный закон № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
• Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда (Приказ Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077);
• Положение о комплектовании библиотечного фонда — локальный акт библиотеки;
• Профессиональный стандарт «Специалист по библиотечно-информационной деятельности» (Приказ Минтруда РФ от 14.09.2022 № 527н);
• Устав библиотеки и правила пользования библиотекой.

Опираясь на эти документы, библиотека разрабатывает собственные локальные акты: положение о фонде, инструкции по учёту, порядок списания.

Комплектование библиотечного фонда

Комплектование — это процесс отбора и приобретения документов для библиотечного фонда. От него зависит, насколько полно фонд будет удовлетворять запросы читателей.

Основные виды комплектования:

Источники комплектования:

• Покупка книг в издательствах и книготорговых организациях;
• Подписка на периодические издания;
• Обязательный экземпляр (для крупных библиотек);
• Дары и пожертвования от читателей, организаций, авторов;
• Книгообмен между библиотеками;
• Электронные ресурсы и базы данных.

При комплектовании важно учитывать профиль библиотеки, запросы читателей, наличие свободного места, финансовые возможности. Хорошо, если есть картотека отказов — она показывает, какие книги спрашивают, но их нет в фонде.

Учёт и обработка документов библиотечного фонда

Учёт документов — обязательная часть работы с фондом. Он ведётся по единым правилам, установленным Приказом Минкультуры России № 1077.

Виды учёта:

• Индивидуальный — учёт каждого документа (инвентарный номер, регистрация в книге суммарного учёта);
• Суммарный — учёт партий документов (по накладным, актам);
• Библиотечная обработка — техническая (штемпель, инвентарный номер, кармашек) и аналитическая (каталогизация, систематизация).

При поступлении новых книг заполняется Книга суммарного учёта (КСУ), где фиксируется номер записи, дата, источник поступления, количество экземпляров и стоимость. Каждому документу присваивается инвентарный номер, который проставляется в книге и на самом документе.

Обработка включает:

• Проставление штемпеля библиотеки;
• Присвоение инвентарного номера;
• Запись в книгу суммарного учёта и инвентарную книгу;
• Каталогизацию (описание документа);
• Систематизацию (определение раздела по ББК);
• Оформление кармашка и формуляра.

Расстановка фонда

Расстановка — это порядок размещения документов на полках. От неё зависит удобство работы библиотекаря и читателя.

Основные виды расстановки:

• Систематическая — по отраслям знаний (в соответствии с ББК);
• Алфавитная — по фамилиям авторов или названиям;
• Тематическая — по темам и жанрам (для художественной литературы);
• Форматная — по размеру книг (для крупноформатных изданий);
• Языковая — по языкам (например, литература на русском и хакасском языках).

Чаще всего в библиотеках используется комбинированная расстановка: художественная литература — по алфавиту, отраслевая — по ББК. На полках ставятся разделители, помогающие ориентироваться.

Обеспечение сохранности фонда

Сохранность фонда — это комплекс мер, направленных на защиту документов от порчи, утраты и преждевременного износа.

Мероприятия по сохранности:

• Соблюдение температурного и влажностного режима в помещении;
• Проведение санитарных дней (обеспыливание фонда);
• Ремонт ветхих книг и брошюр (подклейка, переплёт);
• Контроль за соблюдением правил пользования библиотекой читателями;
• Организация работы с задолжниками;
• Проведение инвентаризации фонда (не реже одного раза в 5 лет);
• Защита фонда от краж и порчи (наблюдение, технические средства).

Важно вести тетрадь учёта отказов и журнал замены книг — это помогает отслеживать состояние фонда и своевременно принимать меры.

Списание документов

Списание — это исключение документов из фонда по причинам устаревания, ветхости, утраты или потери актуальности. Списание проводится по решению специальной комиссии.

Причины списания:

• Ветхость и физический износ;
• Устаревание по содержанию (для научной, технической литературы);
• Утрата читателями (невозврат книг);
• Повреждение при пожаре, затоплении и т.п.;
• Дублирование или отсутствие спроса.

Порядок списания:

1. Отбор документов для списания;
2. Составление акта на списание (по форме);
3. Рассмотрение акта на заседании комиссии;
4. Утверждение акта руководителем;
5. Исключение документов из учётной документации (КСУ, инвентарная книга, каталоги);
6. Физическое уничтожение или передача документов.

Акт на списание составляется в двух экземплярах: один остаётся в библиотеке, другой передаётся в бухгалтерию. Списанные документы нельзя просто выбрасывать — их утилизируют в соответствии с установленными правилами.

📋 Что включить в акт на списание (развернуть)

• Наименование учреждения;
• Дата составления и номер акта;
• Состав комиссии (ФИО, должности);
• Перечень списываемых документов (автор, название, год, инвентарный номер, цена);
• Причина списания;
• Итоговое количество и сумма;
• Подписи членов комиссии;
• Утверждение руководителем.

Инвентаризация библиотечного фонда

Инвентаризация — это периодическая проверка фактического наличия документов в фонде и сравнение полученных данных с учётными документами. Она позволяет выявить утраты, ошибки в учёте и оценить реальное состояние фонда.

Как часто проводится инвентаризация:

• В библиотеках с фондом до 50 тысяч экземпляров — не реже одного раза в 5 лет;
• В библиотеках с фондом от 50 до 200 тысяч — не реже одного раза в 7 лет;
• В крупных библиотеках с фондом более 200 тысяч — по решению учредителя;
• При смене материально ответственного лица — обязательно;
• При выявлении фактов хищения или порчи — немедленно.

Порядок проведения инвентаризации:

1. Издание приказа о проведении инвентаризации и назначении комиссии;
2. Подготовка учётной документации (КСУ, инвентарные книги, каталоги);
3. Снятие книг с полок и сверка с инвентарными номерами;
4. Выявление отсутствующих и лишних документов;
5. Составление инвентаризационной описи и акта;
6. Утверждение результатов руководителем;
7. Внесение исправлений в учётные документы.

Если в ходе проверки выявлены утраченные документы, они списываются в установленном порядке. Если обнаружены документы, не числящиеся в учёте, они принимаются на баланс.

Документы по работе с фондом

Работа с фондом требует ведения обязательной документации. Вот основные документы:

Как организовать работу с фондом

Шаг 1. Изучите фонд. Проведите анализ состава фонда: сколько книг, по каким отраслям, какова обращаемость, какие разделы устарели.

Шаг 2. Составьте план комплектования. Определите, какие книги нужно приобрести в первую очередь. Учитывайте запросы читателей и картотеку отказов.

Шаг 3. Наладьте учёт. Ведите КСУ и инвентарную книгу, своевременно регистрируйте поступления и выбытие.

Шаг 4. Организуйте расстановку. Разместите книги так, чтобы их было удобно искать и выдавать. Используйте разделители и полочные надписи.

Шаг 5. Обеспечьте сохранность. Проводите санитарные дни, ремонтируйте ветхие книги, контролируйте соблюдение правил читателями.

Шаг 6. Своевременно списывайте. Не допускайте накопления ветхих и устаревших книг. Проводите списание не реже одного раза в год.

Цифровые инструменты для работы с фондом

Современная работа с фондом уже немыслима без автоматизации. Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) позволяют вести учёт, формировать отчёты, создавать электронные каталоги и обслуживать читателей быстрее и точнее.

Возможности АБИС для работы с фондом:

• Автоматическое формирование КСУ и инвентарных книг;
• Создание и ведение электронного каталога;
• Учёт поступлений и выбытия документов;
• Автоматическое составление актов на списание;
• Формирование отчётов по фонду и обслуживанию;
• Поиск документов по любым параметрам;
• Работа с электронными ресурсами.

Популярные АБИС в России: «Ирбис», «Руслан», «MARK-SQL», «1С:Библиотека». В небольших библиотеках часто используют электронные таблицы Google или Excel для ведения учёта.

Если в вашей библиотеке пока нет АБИС, можно начать с ведения электронной КСУ и инвентарной книги в Google Таблицах — это уже значительно упростит работу и подготовит вас к переходу на полноценную систему.

Типичные ошибки

• Отсутствие учёта. Если КСУ и инвентарная книга ведутся небрежно, невозможно отследить движение фонда;
• Несвоевременное списание. Ветхие книги занимают место и портят впечатление о библиотеке;
• Комплектование «на глаз». Без анализа запросов читателей фонд пополняется случайными книгами;
• Неправильная расстановка. Если книги стоят хаотично, их трудно найти и выдать;
• Игнорирование сохранности. Без санитарных дней и ремонта фонд быстро приходит в негодность;
• Отсутствие инвентаризации. Без периодических проверок невозможно узнать реальное состояние фонда.

Советы по работе с фондом

• Ведите учёт ежедневно. Не откладывайте регистрацию поступлений и выдач;
• Анализируйте отказы. Тетрадь отказов показывает, какие книги нужны читателям;
• Планируйте списание. Проводите его регулярно, а не раз в несколько лет;
• Используйте АБИС. Автоматизированные системы упрощают учёт и формирование отчётов;
• Привлекайте читателей. Дары и книгообмен помогают пополнять фонд без затрат;
• Следите за условиями хранения. Температура, влажность и чистота продлевают жизнь книгам.

Часто задаваемые вопросы

«Фонд — это живой организм. Он растёт, обновляется и требует постоянного внимания. От того, как вы с ним работаете, зависит, придёт ли читатель в библиотеку снова»

Источники

1. Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле».
2. Приказ Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда».
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.09.2022 № 527н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по библиотечно-информационной деятельности»».
4. Сукиасян Э. Р. Библиотека. Книга. Читатель: избранные статьи 2005–2020 гг. — Санкт-Петербург: Профессия, 2021.
5. Методические рекомендации по работе с библиотечным фондом / Российская государственная библиотека. — Москва, 2023.

#РаботаСФондом #БиблиотечныйФонд #Комплектование #Списание #УчётФонда #Инвентаризация #АБИС #БиблиотечноеДело #Библиотека #ТаштыпскийРайон #Хакасия #Краеведение